運城市財經(jīng)學(xué)校省級示范校項目建設(shè)檔案管理制度

 

第一章 總 則    

為建立健全省級示范校項目各類建設(shè)檔案，便于省級示范校項目建設(shè)的監(jiān)督、檢查、總結(jié)、交流，順利實現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)，依據(jù)《山西省教育廳、山西省人力資源及社會保障廳、山西省財政廳關(guān)于開展省級中等職業(yè)教育改革發(fā)展示范校建設(shè)工作的通知》（晉教職〔2018〕4號）等有關(guān)文件，特制定示范校項目建設(shè)專門檔案管理制度。     

第一條  為了加強省級示范校建設(shè)項目檔案（以下簡 稱《示范校檔案》）整理立卷和歸檔工作，充分發(fā)揮《示范校檔案》在學(xué)校各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)法規(guī)，結(jié)合我校情況，制定本規(guī)定。    

第二條 加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。由示范校項目建設(shè)主管副校長分管檔案工作，示范校項目建設(shè)管理辦公室副主任負(fù)責(zé)檔案管理，并指配一名辦公室成員兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)《示范校檔案》的檔案收集、整理和移交工作。   

第三條 《示范校檔案》是學(xué)校在項目建設(shè)中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料。包括黨群、行政、教學(xué)科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財務(wù)和聲像檔案。    

第四條 《示范校檔案》是學(xué)校在項目建設(shè)中的真實歷史記載，是學(xué)校的寶貴財富，各項目建設(shè)承辦單位必須加強各類建設(shè)資料的收集整理，確保項目建設(shè)各項任務(wù)流程環(huán)節(jié)的建設(shè)資料完整、真實、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并按年度交學(xué)校示范校項目建設(shè)辦公室統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有。 

第二章 管理體制及工作職責(zé) 

第五條 示范校項目建設(shè)管理辦公室是《示范校檔案》歸口管理部門，所有建設(shè)資料按項目管理要求進(jìn)行分類整理并及時放入項目建設(shè)成果室進(jìn)行管理，項目領(lǐng)導(dǎo)小組對《示范校檔案》管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 

第六條 《示范校檔案》檔案員的基本任務(wù)和職責(zé)   

 1. 貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的政策，規(guī)劃《示范校檔案》工作；   

2．制定《示范校檔案》工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況；   

3．負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計項目建設(shè)中各類檔案及有關(guān)的資料；    

4．開展《示范校檔案》開放利用工作，主動為中心的教學(xué)科研及各項管理工作服務(wù)；    

5．參加信息工作的整體化建設(shè)，負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料、編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源； 

6. 注意檔案材料的安全和保密工作，所有資料一律不得外借，特殊情況需經(jīng)校長批準(zhǔn)后方可借閱。  

第七條  各項目建設(shè)承辦部門檔案管理職責(zé)   

 1.負(fù)責(zé)本部門分項目及各子項目建設(shè)文件材料的收集、積累、保管和整理立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料的完整、真實、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；    

2.檢查、督促本部門工作人員按時做好文件材料的歸檔工作，負(fù)責(zé)本部門留存檔案的保管和提供利用；    

3.本部門有關(guān)工作人員工作變動時，要督促其做好文件材料的移交工作；    

4.注意建設(shè)資料特別是成果性文檔的安全和保密工作，不經(jīng)示范校項目建設(shè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得以任何形式外借。 

第三章  檔案的立卷歸檔      

第八條  實行按項目分類立卷歸檔制度。項目建設(shè)期間，項目建設(shè)成果展室由項目辦檔案員管理，分項目檔案柜由項目建設(shè)承建部門管理。項目建設(shè)結(jié)束后，所有檔案均歸項目辦管理，同時入學(xué)校檔案管理計劃和規(guī)劃。各分項目檔案在分項目建設(shè)實施的同時即開始建立，與分項目的布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作同步開展。           

各建設(shè)部門對已辦理完畢，具有保留價值的各種文字、圖表、聲像等不同體載的文件材料，按照檔案管理要求，必須收集齊全完整、按年度、問題或重要程度分類整理立卷。立卷完成后，經(jīng)各項目建設(shè)負(fù)責(zé)人審查簽字，擬制移交清單，于次年三月底前向?qū)W校示范校項目建設(shè)管理辦公室移交歸檔；分項目建設(shè)完成并通過校內(nèi)驗收后，應(yīng)在兩個月內(nèi)歸檔。           

第九條 案卷的質(zhì)量要求       

１．遵循文件材料的規(guī)律，保持彼此間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

２．卷內(nèi)文件必須準(zhǔn)確反映本校的教學(xué)、科研和管理活動的真實內(nèi)容，手續(xù)完備，制作與書寫材料利于長期保存。       

３．管理內(nèi)容的檔案按問題、時間或重要程度排列，要注意密不可分材料的排列順序，批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；文字材料在前；圖表在后。      

４．專題性，成套性檔案（含教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、出版等檔案）按階段、結(jié)構(gòu)等分別組卷。       

５．每個案件（卷）必須按規(guī)定格式逐件填寫文件目錄、編頁號、填寫立卷人、立卷時間、更改說明、正確劃分保管期限，案件（卷）題名簡明確切，體式一致。

６．案卷裝訂整齊牢固，封面書寫工整，清晰，卷容美觀大方。  第四章 檔案整理、保管和統(tǒng)計    

第十條 檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散。   

第十一條  按照工作規(guī)范對《示范校檔案》分類、編號、排架、一經(jīng)確定不得隨意改動。    

第十二條 檔案室要符合保管條件，在檔案管理中注意防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高溫等。房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆及與檔案無關(guān)的物品，保持環(huán)境清潔整齊。    

第十三條 建立健全各類檔案的登記統(tǒng)計制度，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀的各種登記統(tǒng)計數(shù)據(jù)，按要求報送分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)部門。

 第十四條 凡利用《示范校檔案》，必須按規(guī)定辦理利用登記手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，對借出的檔案要定期催還，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄密，不得翻印、涂改、抽頁。 

   第十五條  所有示范校建設(shè)檔案均為長期保存檔案，經(jīng)校長批準(zhǔn)方可銷毀。